ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 21.01.2022 г. № 2
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГРИШИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
КИКВИДЗЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 21.01.2022 г. № 2
Об утверждении Положения об архиве администрации Гришинского
сельского поселения Киквидзенского муниципального района
Волгоградской области
В целях обеспечения сохранности, хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в процессе деятельности администрации Гришинского сельского поселения, в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации», Уставом Гришинского сельского поселения, администрация Гришинского сельского поселения
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1.Утвердить Положение об архиве администрации Гришинского сельского поселения Киквидзенского муниципального района Волгоградской области, согласно приложению.
2. Постановление администрации Гришинского сельского поселения от 15.03.2007 г. № 9 «Об утверждении Положения об архиве» считать утратившим силу.
Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
Глава Гришинского сельского поселения
Киквидзенского муниципального района
Волгоградской области Л.Г.Манжелей
Приложение
к постановлению администрации
Гришинского сельского поселения
от 21.01.2022 г. № 2
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве администрации Гришинского сельского поселения Киквидзенского муниципального района Волгоградской области
I. Общие положения
1.1. Положение об архиве администрации Гришинского сельского поселения (далее — положение) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 42.
1.2. Архив администрации Гришинского сельского поселения (далее Архив администрации) создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Совета депутатов и администрации Гришинского сельского поселения, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в организационный отдел администрации Киквидзенского муниципального района (муниципальный архив), источником комплектования которого являются органы местного самоуправления Киквидзенского муниципального района.
1.3. Администрации Гришинского сельского поселения разрабатывает положение об Архиве администрации, которое подлежит согласованию с организационным отделом администрации Киквидзенского муниципального района (муниципальный архив) с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве администрации.
После согласования положение об архиве администрации утверждается постановлением администрации Гришинского сельского поселения и является его приложением.
1.4. Архив администрации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 г. № 526, «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденным приказом Федерального архивного агентства № 236 от 20.12.2019 г., «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности, организаций, с указанием сроков хранения», утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007г. № 1182, другими нормативными правовыми актами РФ, органов местного самоуправления в сфере архивного дела и настоящим положением об архиве администрации.
II.Состав документов Архива организации
2.Архив организации хранит:
2.1. документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Совета депутатов и администрации Гришинского сельского поселения;
2.2. документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций — предшественников (при их наличии);
2.3. архивные фонды личного происхождения (при их наличии);
2.4. фонд пользования (архива) (при наличии);
2.5. справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива администрации.
III. Задачи Архива администрации и Совета депутатов
К задачам Архива организации относятся:
3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 положения.
3.2. Комплектование Архива документами, образовавшимися в деятельности администрации и Совета депутатов Гришинского сельского поселения.
3.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.
3.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.
3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в организационный отдел администрации Киквидзенского муниципального района (муниципальный архив)
3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в администрации и Совета депутатов сельского поселения, своевременной передачей их в Архив администрации.
IV.Функции Архива администрации и Совета депутатов
Архив осуществляет следующие функции:
4.1. Организует прием документов постоянных и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Совета депутатов и администрации Гришинского сельского поселения, в соответствии с утвержденным графиком.
4.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве администрации.
4.3. Представляет в организационный отдел администрации Киквидзенского муниципального района (муниципальный архив) учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности администрации и Совета депутатов сельского поселения.
4.5. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
б) на утверждение в организационный отдел администрации Киквидзенского муниципального района (муниципальный архив) дел постоянного хранения;
в) на согласование в организационный отдел администрации Киквидзенского муниципального района (муниципальный архив) описи дел по личному составу;
г) на согласование в организационный отдел администрации Киквидзенского муниципального района (муниципальный архив) акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
д) на утверждение главе Гришинского сельского поселения описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) в организационном отделе администрации Киквидзенского муниципального района (муниципальный архив).
4.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в организационный отдел администрации Киквидзенского муниципального района Волгоградской области (муниципальный архив).
4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.
4.9. Организует информирование руководства и работников администрации о составе и содержании документов Архива администрации.
4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
4.11. Организует выдачу документов и дел для работы или во временное пользование.
4.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.
4.13. Ведет учет использования документов Архива администрации.
4.14. Создает фонд пользования Архива администрации и организует его использование.
4.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива администрации.
4.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.
4.17. Оказывает методическую помощь:
а) ответственным за делопроизводство администрации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;
б) специалистам и работникам администрации в подготовке документов к передаче в Архив администрации.
V.Права Архива администрации
5.1. Архив имеет право:
а) представлять руководству администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве администрации;
б) запрашивать сведения, необходимые для работы Архива администрации;
в) давать рекомендации специалистам администрации по вопросам, относящимся к компетенции Архива администрации;
г) информировать специалистов администрации о необходимости передачи документов в Архив администрации в соответствии с утвержденным графиком.
Согласовано:
Протокол ЭК администрации
Гришинского сельского поселения
Киквидзенского муниципального
района Волгоградской области
от 18 января 2022 № 1